Que faut-il écrire sur une lettre recommandée ?

Lorsque vous envoyez une lettre recommandée, c'est généralement pour des raisons engageantes. Le contenu de la lettre recommandée est donc particulièrement important, mais aussi sa forme.

Afin de vous aider à rédiger une lettre recommandée, nous allons vous donner des conseils d'ordre général, aussi bien sûr le fond que sur la forme de votre lettre recommandée.

Sachez par ailleurs que vous pouvez envoyer une lettre recommandée via Merci facteur sans vous déplacer. Nous imprimerons et nous posterons vos lettres le jour même.

Lettre recommandée dans le cas d'un suivi de procédure

Si vous envoyez votre lettre recommandée dans le cadre d'une procédure ayant déjà débuté et ayant déjà fait l'objet de correspondances, il est important dans la mesure du possible d'intégrer au début de votre lettre recommandée le numéro de dossier, ou la référence de procédure.

Cette information permettra à votre destinataire de directement inclure votre lettre recommandée au dossier.

Il est préférable d'indiquer cette référence dès le début de la lettre recommandée, voir même au-dessus du sujet de la lettre (ou dans le sujet). Ainsi, la personne qui ouvrira votre lettre pourra immédiatement rediriger votre lettre recommandée vers la bonne personne.

Vous pouvez intituler cette référence par "Vos références", ou encore "Référence de dossier/réclamation/procédure". 

Le sujet d'une lettre recommandée est-il obligatoire ?

Il est recommandé de commencer toutes vos lettres par un sujet. Un peu comme un email.

Indiquer un sujet concis et précis permettra à votre destinataire de directement savoir de quoi il en retourne. Et ainsi, potentiellement orienter la lettre recommandée vers le service ou la personne concernée.

Évitez un sujet trop long, l'idée est qu'il soit lisible en un coup d'oeil. Le sujet d'une lettre recommandée ne doit pas dépasser une ligne.

Introduisez-le par "Sujet : " ou "Objet : ". Il convient de le souligner, ou de le mettre en valeur par une mise en gras afin de le rendre visible.

Vous pouvez également inclure dans le sujet de votre lettre recommandée une référence de suivi, si cela ne l'allonge pas trop.

Exemples de sujets de lettres recommandées : 

Sujet : réclamation au sujet de mon achat du 15/06/2020

Objet : Réponse suite à votre réclamation référence 259854

Le cas d'une correspondance avec une personne précise

Si votre lettre recommandée est adressée à une personne en particulier, dont vous connaissez le nom, n'hésitez pas à indiquer en haut de la lettre le nom de cette personne. 

Le but étant que la lettre recommandée lui parvienne plus plus rapidement possible (si vous envoyez une lettre recommandée à une société, celle-ci est généralement réceptionnée par un service courrier, une secrétaire, ou une personne à l'accueil, qui transmettra la lettre à la personne adéquate).

Pour cela, mettez en haut de votre lettre "A l'attention de Mme ...".

Il est également recommandé d'indiquer cette mention dans l'adresse qui sera imprimée sur l'enveloppe. Ainsi, vous augmentez encore vos chances que la lettre recommandée parvienne plus vite à votre correspondant.

Où indiquer les références client ou références de contrat ?

Vous devez toujours indiquer un maximum de références dans votre lettre recommandée. Tout ce qui permettra de faciliter le travail de votre destinataire. Le but étant toujours que votre demande soit traitée le plus rapidement possible.

Vous pouvez mettre les références (référence de contrat, référence de client, référence de transaction, référence de réclamation, numéro de téléphone, etc.) au début de la lettre, à la fin de la lettre, où même au sein de votre lettre recommandée.

D'une manière générale, nous vous conseillons de formater les références comme une liste à point.

Exemple : 

- Référence client : 1858
- Référence de contrat : 59755
- Date d'échéance : 22/06/2020

Ainsi, la personne qui va lire votre lettre recommandée aura accès à ces références en un clin d'oeil. Contrairement à des références perdues dans le texte de votre lettre, qui nécessiteront une relecture en diagonale de la lettre pour les retrouver.

Bien entendu, relisez plusieurs fois les références que vous indiquez dans votre lettre recommandée afin de vous assurer qu'elles sont bien exactes.

Faut-il mentionner les pièces jointes ?

Si votre lettre recommandée est accompagnée de pièce jointes (un RIB, des conditions de vente, une facture, ou tout autre document), il est recommandé d'indiquer la liste de ces pièces jointes en bas de la lettre recommandée.

Indiquez simplement "Pièces jointes", puis énumérez sous forme d'une liste la ou les pièce(s) jointe(s).

Exemple : 

Pièces jointes : 
- Notre RIB
- Copie du bon de commande signé
- Copie de la précédente lettre de relance

Le but ici est de toujours ne laisser aucune place au doute. Et de présenter la situation de la manière la plus limpide possible au destinataire de votre lettre recommandée.

La formule de politesse d'une lettre recommandée

Bien entendu, vous devez terminer votre lettre recommandée par la traditionnelle formule de politesse.

Celle-ci doit être adaptée à votre destinataire, et être de circonstance.

Ne cherchez pas à être trop pompeux, et optez pour une formule de politesse plus ou moins standard.

Vous pouvez lire notre article sur le sujet des formules de politesses si vous souhaitez en savoir plus sur quelle formule de politesse utiliser dans votre lettre recommandée, en fonction du type de lettre et du destinataire.

Toujours dater et signer votre lettre recommandée

Il arrive beaucoup trop souvent que des lettres recommandées partent sans être datée et signées. Il s'agit là d'une chose qui peut rendre votre lettre irrecevable par le destinataire.

Merci facteur vous propose un module de signature qui vous permet de signer votre lettre recommandée après l'avoir écrite (via le bouton "signer" qui se trouve en bas de la zone d'écriture de la lettre).

N'oubliez pas de dater votre lettre du jour auquel vous l'écrivez. Soit en haut à droite, soit en bas de votre lettre au niveau de la signature, en indiquant également le lieu où vous vous trouvez :

"Fait le 19/06/2020 à Barcelone".

Et enfin, signez votre lettre recommandée en mettant votre nom et votre prénom, éventuellement votre titre (exemple : "Jean Robert, président directeur général de Apple Inc."), puis votre signature.