Docuware : Comment envoyer automatiquement des documents par La Poste ?

Docuware est une plateforme de Gestion Electronique de Documents et Workflow (GED) que vous pouvez facilement connecter à Merci Facteur pour envoyer des courriers par La Poste (en envoi Lettre Verte, Suivi ou Recommandé avec AR), et cela sans développement et en quelques minutes.

Cela vous permettra aussi d'envoyer des recommandés électroniques.

Intégrez l'envoi de vos PDF par La Poste dans un workflow de votre GED Docuware via le webhook dédié proposé par Merci Facteur. A chaque execution du workflow un courrier sera automatiquement généré sur votre compte Merci Facteur Pro.

Dans l'article ci-dessous, vous découvrirez comment facilement créer un workflow dans votre GED Docuware pour envoyer automatiquement vos documents PDF de tous types par La Poste, via la fonctionnalité des Web Services proposés par Docuware.

Suivez le guide, vous en avez pour environ 5 minutes !

Etape 1 : Créer votre compte Merci Facteur Pro

Si cela n'est pas déjà fait, créez un compte Merci Facteur Pro en quelques instants. Pour cela rendez-vous sur www.merci-facteur.com/pro.

C'est depuis ce compte que vos documents seront envoyés par La Poste, et en cliquant sur "Vos envois" vous pourrez voir quelle courrier a été envoyé à quelle date et à quel destinataire, et le cas échéant, annuler un envoi de document par courrier.

Etape 2 : Récupérer les identifiants API Merci Facteur Pro

Vous allez devoir maintenant récupérer les identifiants API de votre compte Merci Facteur Pro, qui permettront d'autoriser Docuware à envoyer des courriers via votre compte Merci Facteur Pro.

Attention, pour avoir accès à ces informations vous devez activer le plan Premium sur votre compte Merci Facteur Pro.

Dans le menu en haut à droite de votre compte Merci Facteur Pro, cliquez sur "API" : 

Commencez par copier votre "Service ID" (qui commence par "public-..."), et mettez le de côté pour plus tard :

 

Ensuite, descendez dans la page jusqu'à la section "Créer un Access Token". Choisissez une durée de vie de 1 an, et cliquez sur "Créer un token" : 

Vous allez alors voir apparaître sur la page un "access token valide" constitué d'une série de caractères aléatoires, que vous allez pouvoir copier et mettre de côté :

 

Etape 3 : Récupérer votre "ID user" sur Merci Facteur Pro

Sur Merci Facteur vous avez un système de multi-utilisateurs, il vous faut donc récupérer l'identifiant de votre utilisateur, via lequel les envois de courriers seront fait.

Pour cela, cliquez sur "Utilisateurs" dans le menu en haut à droite : 

Copiez l'ID de votre utilisateur (uniquement la partie numérique, sans le "ID #") et mettez le de côté :

Etape 4 : Créer votre workflow sur Docuware

Vous allez maintenant devoir créer votre workflow dans Docuware, afin de définir à quel moment et selon quelles conditions des documents doivent être envoyés par La Poste via Merci Facteur Pro.

L'étape de l'envoi du courrier par La Poste se matérialisera par une brique "Service Web" dans votre worklow.

Etape 5 : Déclarer le Service Web Merci Facteur dans Docuware

Vous allez devoir déclarer le service web Merci Facteur Pro dans votre compte Docuware, de manière à ensuite pouvoir l'utiliser dans votre workflow d'envoi de courriers via Docuware.

Pour cela, allez dans la section "Intégrations" puis "Services Web" : 

Cliquez ensuite sur le bouton "Créer une connexion à Web Service" : 

Nommez là "Merci Facteur" puis dans les informations de connexion REST, indiquez : 

URL : https://www.merci-facteur.com//app/docuware/webhook/

Type d'authentification : Aucune authentification

Et enfin, enregistrez (le bouton "Test de la connexion" ne fonctionnera pas, ne vous en préoccupez pas).

Etape 6 : Ajouter le web service d'envoi de courrier Merci Facteur dans votre workflow Docuware

Dans votre workflow, cliquez maintenant sur "Service Web" : 

Dans la section "Adresse" de l'onglet "Général", sélectionnez le service web "Merci Facteur", et le format "JSON" : 

Dans l'onglet "Demande", sélectionnez dans "Méthode" la valeur "POST" :

Toujours dans l'onglet "Demande", allez dans le sous menu "Corps HTTP" : 

Dans l'écran "Corps HTTP" cochez "Joindre un document", et "au format PDF sans annotations".

Puis dans le champ en dessous, entrez collez le json suivant (en remplaçant les valeurs par des info directement, ou par des variables globales ou champs index) : 

{

  "idUser" : "l'id utilisateur que vous avez récupéré dans l'Etape 3 ci dessus",

  "modeEnvoi" : "lrar / normal / suivi",

  "reference" : "facultatif, une référence de votre choix, par exemple un numéro de facture ou de client",

  "civiliteDest" : "facultatif, civilité du destinataire",

  "societeDest" : "société du destinataire -> Vous devez au minimum avoir soit le nom, soit la société",

  "nomDest" : "nom du destinataire -> Vous devez au minimum avoir soit le nom, soit la société",

  "prenomDest" : "facultatif, prénom du destinataire",

  "adresse1Dest" : "facultatif, ligne d'adresse 1 du destinataire",

  "adresse2Dest" : "facultatif, ligne d'adresse 2 du destinataire",

  "adresse3Dest" : "facultatif, ligne d'adresse 3 du destinataire",

  "cpDest" : "code postal du destinataire",

  "villeDest" : "ville du destinataire",

  "paysDest" : "pays du destinataire en français",

  "civiliteExp" : "facultatif, civilité de l'expéditeur",

  "societeExp" : "société de l'expéditeur -> Vous devez au minimum avoir soit le nom, soit la société",

  "nomExp" : "nom de l'expéditeur -> Vous devez au minimum avoir soit le nom, soit la société",

  "prenomExp" : "facultatif, prénom de l'expéditeur",

  "adresse1Exp" : "facultatif, ligne d'adresse 1 de l'expéditeur",

  "adresse2Exp" : "facultatif, ligne d'adresse 2 de l'expéditeur",

  "adresse3Exp" : "facultatif, ligne d'adresse 3 de l'expéditeur",

  "cpExp" : "code postal de l'expéditeur",

  "villeExp" : "ville de l'expéditeur",

  "paysExp" : "pays de l'expéditeur en français"

}

Note au sujet du mode d'envoi : Dans "modeEnvoi" ci-dessus, "lrar" correspond à un envoi en recommandé avec AR, "normal" correspond à un envoi en lettre verte, "suivi" correspond à un envoi en suivi simple.

Et enfin, rendez-vous dans le sous-menu "En-tête HTTP" :

Et créez les deux clés supplémentaires suivantes (en respectant bien les majuscules/minuscules) : 

X-Mf-Service-Id

et

X-Mf-Access-Token

Avec comme valeurs : 

Le service ID (qui commence par "public-") récupéré à l'étape 2 ci-dessus pour X-Mf-Service-Id

et

L'access token, également récupéré à l'étape 2 ci-dessus pour X-Mf-Access-Token

Dans l'onglet "Codes d'état de la réponse HTTP" vous pouvez éventuellement paramétré la récupération des éventuelles erreurs : 

Code 200 : tout va bien, le courrier a été envoyé.

Code 400, 500 ou 401 : il y a eu une erreur lors de l'envoi du courrier.

Etape 7 : C'est terminé !

Voilà, à présent votre workflow Docuware est capable d'envoyer des courriers par La Poste automatiquement, via Merci Facteur Pro. Vous retrouverez ces courriers dans l'onglet "Vos envois" en haut à droite dans votre compte Merci Facteur.

Attention, n'oubliez pas de créditer votre compte Merci Facteur Pro pour que les envois puissent se faire.

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