Syndic : Comment envoyer facilement les comptes rendus d’AG aux copropriétaires ?

Publié le 08/02/2024 et mis à jour le 03/09/2024
 

Merci Facteur Pro est un prestataire de service de confiance basé en France, qualifié depuis 2004 dans l'envoi par La Poste de toutes sortes de courriers, simples, volumineux ou par voie électronique.

Syndic de copropriété bénévole ou professionnel, vous pouvez facilement envoyer vos procès-verbaux d'Assemblée Générale aux copropriétaires, en intégrant l'API d'envoi par La Poste du service Merci Facteur Pro.

Cette solution fiable, sécurisée vous garantit une gestion facile et rapide de vos comptes rendus d'AG, quel que soit le mode d'envoi que vous utilisez pour informer les copropriétaires.

Après chaque Assemblée Générale, vous pouvez ainsi automatiser l'envoi des procès- verbaux à chaque propriétaire, en confiant cette tâche laborieuse et précise à Merci Facteur Pro, acteur majeur de l'impression et de l'expédition de tous courriers en France et vers l'International.

Pour faciliter la gestion de votre copropriété, voici comment envoyer facilement les comptes rendus d'AG aux copropriétaires, en intégrant l'API d'envoi et de suivi de courriers par La Poste (ou de manière électronique) du service Merci Facteur Pro :

Intégrer un envoi automatisé des comptes-rendus d'AG aux copropriétaires :

Pour envoyer facilement les procès verbaux d'assemblée générale aux copropriétaires souvent très nombreux selon les copropriétés, il convient d'automatiser les multiples tâches chronophages et pénibles liées à la transmission des documents obligatoires ou informatifs.

En confiant ces tâches à un professionnel tel Merci Facteur, vous êtes certain de gagner du temps et donc de l'argent.

Les points très appréciés des copropriétaires et du conseil Syndical sont généralement la gestion rigoureuse du Syndic, la mise à disposition des documents de copropriété et la transmission ponctuelle des documents ou justificatifs obligatoires.

Automatiser les envois de comptes rendus d'AG ou les divers rappels permet ainsi de maitriser la communication de votre Syndic avec les acteurs majeurs des copropriétés que vous gérez.

En intégrant l'envoi des comptes rendus d'AG aux copropriétaires via l' API postale de Merci Facteur, vous optez pour une gestion facile tout en éliminant les tâches répétitives et les risques d'erreur.  

 

Utilisation intuitive et personnalisée de l'API La Poste du service Merci Facteur Pro pour envoyer facilement les PV d'AG  :

Avec ou sans connaissance prononcée en informatique, l'automatisation de l'envoi des comptes rendus d'AG aux copropriétaires ou de tous autres courriers de copropriété, est possible via différents moyens depuis Merci Facteur : 

- En intégrant notre API d'envois de courriers par La Poste au langage de votre choix ;

Documentation Github 

Documentation API depuis votre applicatif  

Contactez le Support Technique 

- En utilisant l'une de nos trois possibilités proposées sans codage, et intégrables à l'outil ou CRM de votre choix : app Zapier, app Make (Integromat) ou app personnalisée réalisée sur mesure pour vous.

En intégrant l'un de ces moyens et cela quel que soit le volume de comptes-rendus d'AG à transmettre, vous pourrez gérer de manière efficace les retranscriptions des débats ou décisions prisent en AG.

 

N'hésitez pas à nous confier votre problématique, nous avons la solution qui conviendra au fonctionnement de votre Syndic de Copropriété !

Respect de la conformité des documents lors de l'envoi des PV d'AG :

Syndic de copropriété bénévole ou professionnel, vous êtes garant des documents que vous transmettez aux copropriétaires et au Syndicat des Copropriétaires.

Lorsqu'il s'agit d'envoyer des comptes rendus d'Assemblée Générale (AG) en copropriété, la conformité légale est une préoccupation majeure si vous êtes syndics de copropriété.

Merci Facteur Pro vous apporte de nombreux avantages dans le domaine de la transmission des procès verbaux d'AG tout en respectant les normes légales en vigueur :

- Utilisation de modèles pré-établis conformes grâce à l'assistant de rédaction intelligent pour une rédaction rapide ;

- Courriers imprimés, postés en tenant compte des exigences légales en matière de format, de contenu et de présentation ;

- Envoi de courriers par voie électronique, conforme au règlement eIDAS, stipulés aux articles 43 et 44 :

Soit par Envoi de recommandé électronique simple ou non-qualifiée 

Soit par Envoi de lettre électronique qualifiée 

Les critères de la LRE qualifiée vous sont présentés dans cet article :https://www.merci-facteur.com/blog/article_1537_lre-qualifiee-ou-lre-simple-quelle-difference-.php

- Adaptation simplifiée aux évolutions réglementaires et selon le fonctionnement de chaque copropriété, vous adoptez une communication personnalisée conforme ;

- Archivage électronique de chaque envoi par copropriété. Via votre interface Merci Facteur Pro, vous disposer d'un moyen sécurisé et conforme pour stocker les comptes rendus d'AG sur le long terme ;

- Facilité les audits et vérifications en centralisant les envois en un seul et même endroit ;

- Accroître la confiance des copropriétaires en matière de communication fiable et moderne.

Bien d'autres avantages vous seront présentés avec plaisir, dans le cadre d'un prochain entretien si vous le souhaitez :

Simplification du processus des modes d'envois tout en respectant les obligations légales

Une fois les décisions prisent par l'Assemblée Générale et les votes recueillis, grâce à l'intégration de l'API La Poste du service Merci Facteur, vous respectez les obligations légales requises lors de l'envoi des comptes-rendus d'AG à chaque copropriétaire.

De manière plus rapide et organisée, via l'intégration de L'API postale de Merci Facteur,  vous pouvez notifier les copropriétaires aux dates légales planifiées, en leurs envoyant le compte rendu de la dernière Assemblée Générale soit :

- Par courrier recommandé avec accusé de réception pour les copropriétaires absents et non représentés

- Par courrier simple pour les autres copropriétaires

- Par recommandé électronique pour les copropriétaires ayant consenti cette forme de notification 

Confier la gestion des suivis postaux des PV d'AG à un professionnel de confiance :

Le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l'application de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, et notamment La loi 2018-1021 du 23 novembre 2018 dite Loi Elan, ont apporté des changements notables dans la digitalisation des envois de PV d'AG ou de convocations d'AG aux copropriétaires.

En qualité de Syndic de Copropriété, vous savez qu'il est désormais possible d'envoyer de manière électronique mais sécurisé et fiable, les procès verbaux d'assemblée générale. 

Merci Facteur Pro vous permet de gérer le suivi aussi bien des courriers simples, des lettres recommandés avec accusé de réception que des lettres recommandés électroniques qualifiés ou simple ou non qualifiées.

Les prestataires par lesquels passent Merci Facteur pour accomplir vos envois de recommandés électroniques sont tous certifiés auprès de l'ANSSI et présents dans la Trusted List UE qui reprend les acteurs agréés par l'ANSSI, comme l'exige la réglementation en vigueur.

Vous aurez ainsi un accès direct aux preuves de dépôts, aux suivis individualisés de chaque courrier, à une option de numérisation des preuves liées à un recommandé par voie postale et à la preuve de remise des envois recommandés électroniques.

Vous pouvez confier la gestion des NPAI y compris des courriers sans suivi à Merci Facteur, vous gagnez du temps également en archivage.

Merci Facteur Pro professionnel de confiance reconnu depuis 2004, vous offre une solution complète : de la rédaction à l'envoi, tout en s'adaptant aux besoins spécifiques de chaque copropriété que vous gérez.

Que ce soit pour un envoi postal traditionnel, recommandé avec accusé de réception, ou de manière électronique qualifiée ou non, l'automatisation via l'API La Poste simplifie chaque étape du processus d'envoi des comptes rendus d'AG, en respectant les obligations légales.

Faites le choix de l'excellence avec Merci Facteur Pro et transformez votre manière d'interagir avec les copropriétaires. 

Nous sommes à votre disposition avec plaisir pour échangez avec vous lors d'un prochain entretien !