Gestion de trésorerie : automatiser facilement vos relances clients

Publié le 31/07/2024 et mis à jour le 13/09/2024
 

Dans le milieu professionnel tout comme dans la vie quotidienne, une gestion efficace du temps est essentielle et primordiale à la réussite des tâches journalières.

Merci Facteur Pro a pour objectif de rendre facile, rapide et agréable l'envoi de toutes sortes de courriers depuis le lieu de travail, le domicile ou tout appareil connecté, sans avoir à aller au bureau de Poste.

L'automatisation des tâches administratives s'impose comme une nécessité pour les entreprises de toutes tailles et devient un choix indispensable à une gestion sereine des relances clients débiteurs.

Si vous êtes comptable, entrepreneur, profession libérale, artisan à votre compte ou gérez un service clients/de recouvrement, vous savez pertinemment que les relances clients jouent un rôle crucial dans le maintien de la trésorerie de l'entreprise et l'amélioration des relations clients en règle générale. 

Pourtant, cette activité utile à l'entreprise est très répétitive, prend du temps et peut générer des oublis !

Pour cette raison, Merci Facteur Pro propose une solution innovante pour simplifier grandement ce processus : l'envoi automatique de toutes relances clients via Merci Facteur Pro ou en utilisant l'API postale d'envoi de courriers. 

Si vous ne connaissez pas le fonctionnement de Merci Facteur, vous allez découvrir dans cet article comment automatiser votre recouvrement client, les nombreux avantages de l'automatisation des relances clients et comment l'API Postale de courriers de Merci Facteur Pro, peut transformer positivement la gestion de votre entreprise :

Pourquoi automatiser les relances clients ?

Rappelons que plus votre encours clients est important ou négligé, et plus vous risquez d'impacter la stabilité de votre trésorerie !

Financièrement parlant, on regroupe l'ensemble des créances dues par les clients sous le terme encours clients, mais comme vous le savez, on catégorise comptablement les créances clients par type de sommes non recouvrées.

Pour cela, on retrouve les factures émises non échues qui ont été émises à l'exécution du service ou de la prestation par vos soins.

Ensuite, on peut citer les factures émise échues dont la date d'échéance du règlement est dépassée, et malgré le service effectué, le paiement tarde à venir. Parfois, il s'agit déjà de délais supplémentaires renégociés, ce qui peut à la longue devenir gênant en l'absence de paiement rapide.

Puis, on distingue les factures à établir qui malgré que la prestation ait été réalisée, le client n'a pas encore été facturé au moment de la clôture de l'exercice.

Et bien voilà autant de très bonnes raisons qui rendent la gestion des relances clients indispensable !

Lorsqu'un client tarde à payer une facture émise, ou bien avant qu'il oublie son paiement, il convient d'agir par automatisme sans que cela n'affecte le temps dédié à votre activité principale.

Une mauvaise gestion de vos comptes clients affectera directement la trésorerie de l'entreprise, entraînant ainsi des retards de paiement aux fournisseurs et impactant la capacité de l'entreprise à investir et se développer. 

Si vous recherchez une manière simple, rapide et peu couteuse pour envoyer automatiquement des relances clients à chaque type de débiteurs, Merci Facteur Pro met à votre service son savoir-faire dans l'envoi de tous types de courriers professionnels au format papier ou par lettre recommandée électronique.

Vous avez un projet en ce sens ? Nous avons la solution ! 

Oubliez désormais les relances manuelles fastidieuses, adoptez un plan de recouvrement des impayés sur-mesure !

Comment fonctionne l'automatisation des relances clients via Merci Facteur Pro ?

L'automatisation des relances clients via Merci Facteur Pro fonctionne soit par la souscription à un compte professionnel Merci Facteur Pro, soit par l'intégration de l'API Postale d'envois de courriers de Merci Facteur selon plusieurs modes d'intégration au choix, à l'aide d'une documentation et d'un service technique à l'appui.

Documentation de l'API Merci Facteur

Explications utiles pour l'intégration de l'API

Dès lors, toutes les relances clients débiteurs pour factures impayées peuvent être automatisées à l'aide d'un outil informatique telle l'API de la Poste de Merci Facteur ou d'un compte Merci Facteur Pro.

En adoptant ce mode d'automatisation, vous intervenez auprès des clients pour recouvrer une créance par courrier ou par mail électronique, à l'échéance ou après la date d'échéance, sans besoin de déplacement à la Poste ou de posséder une machine à affranchir.

Pour mettre en place cet automatisme de relances clients pour factures impayées, il suffit de souscrire à l'un des plans proposés par Merci Facteur dont l'un est gratuit.

Vous aurez aussi le choix d'opter pour une automatisation de vos rappels clients, via l'API postale de Merci Facteur Pro, intégrable depuis l'applicatif de votre choix.

Depuis votre logiciel de gestion client si vous optez pour cette solution, il vous suffira de déclencher vos relances programmées ou non, puis Merci Facteur Pro s'occupe d'imprimer, de mettre sous pli, d'affranchir, et de déposer vos courriers directement au centre de tri postal.  

Quels sont les effets bénéfiques de l'automatisation des relances clients sur le Chiffre d'affaires ?

Bien que votre chiffre d'affaires décolle et vos ventes soient en progression, vos clients tardent à vous payer ? Depuis quelques temps, vous réfléchissez à trouver une solution de recouvrement ?

Il faut sérieusement mettre en place un plan d'attaque pour chaque type de créances par le biais de l'automatisation des relances clients pour factures impayées !

Vous pourrez ainsi :

- Gagner du temps en automatisant l'envoi des relances, vous décidez à l'avance les dates de planification de vos envois selon qu'il s'agisse d'un simple rappel, d'une relance dite prioritaire, ou d'une mise en demeure.

Merci Facteur Pro vous permet d'enregistrer plusieurs utilisateurs (jusqu'à 1000) si votre service recouvrement clients est composé de plusieurs salariés, et chacun pourra alimenter son carnet d'adresses.

Les salariés ou vous-même n'aurez plus qu'à vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.

- Améliorer l'efficacité de votre recouvrement et minimiser les erreurs de gestion d'encours : les relances sont envoyées de manière systématique et ponctuelle, augmentant ainsi les chances de recouvrement. Et toujours dans l'optique d'optimiser votre temps, vous pouvez utiliser un fichier personnalisable pour déclencher vos relances clients.

De ce fait, les erreurs humaines ou de saisies sont réduites garantissant que chaque client est relancé au moment opportun. Vous pouvez faire des envois regroupées avec le même courrier, choisir le mode d'envoi pour un meilleur suivi, etc.

- Choisir la cadence et la planification de vos relances : vous choisissez de maintenir de bonnes relations avec les clients. Les relances envoyées avec courtoisie et régularité démontreront à vos clients que vous gérez vos comptes avec sérieux, sans pour autant les harceler.

Il est parfois difficile d'exprimer sa patience au téléphone si un client vous fait patienter depuis quelques mois, en utilisant un fond et une forme adaptée à la situation, vous mettez davantage de chance de votre côté de déclencher un paiement. :)

- Suivre vos envois, être notifié.e à chaque étape et faciliter votre reporting : un autre avantage majeur de l'automatisation des relances impayés avec Merci Facteur Pro est la possibilité de suivre en temps réel vos envois et de vérifier l'efficacité de vos relances. Le tableau de bord de votre interface Merci Facteur Pro vous permet de gérer facilement le nombre de relances envoyées, les taux de réponse et de paiements liées aux différentes relances.

- Personnaliser chaque courrier : Merci Facteur Pro vous permet d'utiliser des enveloppes et timbres personnalisés au logo d'entreprise, pas de risque que le client prenne votre relance pour une publicité !

Merci Facteur Pro et l'API postale d'envois de courriers de Merci Facteur permettent de segmenter vos clients en fonction de leur comportement de paiement, d'adopter une automatisation des relances clients selon les besoins de votre entreprise, en programmant ou non à l'avance vos rappels de créances.

Nous sommes à votre disposition pour répondre rapidement à toutes vos questions et ainsi vous permettre de solutionner un problème de relances clients par courrier ou par mail électronique. N'hésitez pas à nous contacter pour nous décrire votre problématique, Merci Facteur met son expertise à votre service.