Banque : envoi automatique de documents bancaires aux clients

Publié le 21/08/2024 et mis à jour le 03/09/2024
 

Si vous exercez dans le domaine bancaire, vous êtes surement confronté.e.s aux défis majeurs d'envois de documents aux clients.

Le secteur bancaire et financier regroupe plusieurs métiers spécifiques qui engendrent un flux de courriers professionnelles bancaires en nombre.

C'est pourquoi dans un monde où la digitalisation des entreprises est devenue incontournable, toutes les banques se doivent d'innover pour répondre aux attentes de leurs clients et améliorer l'efficacité de leurs opérations. 

Depuis 2004, Merci Facteur spécialiste de l'envoi de toutes sortes de courriers à destination du monde entier et utilisable sans aucun déplacement à la Poste, permet à toutes les banques ou établissements financiers d'automatiser le flux sortant de courriers bancaires aux clients.

Qu'il s'agisse d'envoyer en nombre des relevés bancaires, des contrats de prêt, des demandes de mises à jour de données personnelles ou des courriers de relance, la gestion manuelle de ces envois peut être très chronophage et coûteuse en interne. Merci Facteur met donc son expertise au service de votre institution bancaire si vous avez la volonté de résoudre et de simplifier vos divers envois de courriers bancaires sortants.

Ainsi, l'envoi automatique externalisé de documents bancaires est gérable à faible coût,  grâce à la solution proposée par l'API postale de Merci Facteur. 

Il s'agit d'une réponse facile à mettre en place et adaptée à tout besoin croissant d'envois de courriers bancaires. Découvrez ci-dessous, comment votre banque peut à la fois regrouper, gérer, suivre toutes ses tâches administratives sortantes et les optimiser simplement en déclenchant leurs envois via l'API par la Poste de Merci Facteur : 

Intégrer les fonctionnalités de l'API Postale de Merci Facteur, pour automatiser les envois de courriers bancaires sortants aux clients :

L'automatisation des courriers bancaires est une solution parfaitement adaptée aux exigences quotidiennes des banques ou des professionnels de la finance.

Quelques exemples parmi de nombreuses autres options :

- création de comptes multi-utilisateurs à accès spécifiques : plutôt pratique si chaque conseiller de votre agence bancaire doit écrire à son portefeuille de clients ;

- envoi de lettres bancaires recto ou recto-verso à l'unité ou de masse, via un fichier PDF ;

- envoi de publipostage depuis un document aux composantes personnalisables ;

- envoi de tout type de lettres, normales, en suivis, recommandées avec avis de réception ;

- envoi de lettres recommandées électroniques (LRE) certifiés auprès de l'ANSSI et présents dans la Trusted List UE qui reprend les acteurs agréés par l'ANSSI : il peut s'agir de recommandés électroniques qualifiés ou de recommandés électroniques simples  ;

- anonymiser un courrier après son envoi, pour supprimer toutes les données à confidentielles et sensibles du courrier ;

- personnalisation des envois avec des enveloppes personnalisées avec le logo de votre entité bancaire ;

- mise à disposition de preuves de dépôt des courriers à la Poste ;

- option de preuve de distribution numérique ;

- gestion de NPAI/PND ;

- choix du type d'envoi : lettre simple, suivi ou recommandée, ainsi que lettre recommandée électronique

etc.

Votre agence bancaire peut personnaliser les documents envoyés via l'API, qu'il s'agisse de lettres simples, de courriers recommandés, ou de cartes postales. Cela permet d'adapter les communications en fonction des besoins précis de chaque client.e.

L'API la Poste de Merci Facteur inclut des fonctionnalités de suivi et donc de reporting, permettant à toutes banques de surveiller l'état des envois de chaque service, en temps réel. 

Votre établissement financier s'assure ainsi que les documents ont bien été envoyés et reçus, et peut intervenir rapidement en cas de problème.

Notre support technique et service client est très réactif, et à votre disposition avec plaisir pour vous renseigner et aider, en cas d'anomalie rencontrée via l'application ou lors d'un envoi. :)

Obligations légales des Banques en matière de courriers pouvant être automatisés :

Comme vous le savez très bien, dans le secteur financier et bancaire, les articles L. 561-1 et R. 561-1 du Code monétaire et financier, ainsi que de très nombreux autres articles décrivent les exigences légales et règlementaires, qui imposent des règles précises aux banques. Il peut s'agir entre autres de répondre précisément aux besoins particuliers de chaque client, d'actualiser les données personnelles des usagers et de respecter la loi en matière de flux monétaire.

Ensuite, notamment en vertu des articles L. 313-14 et suivants du Code monétaire et financier et de l''article L. 312-1-1, toutes banques doivent fournir des informations complètes et précises concernant les prêts immobiliers et les garanties associées. 

Enfin à cela s'ajoutent les courriers liés à la gestion courante des comptes bancaires détenus au sein de votre banque, et vous êtes ainsi amené.e.s à envoyer un très grand nombre de courriers variés.

Nous avons listés ci-dessous, quelques exemples de courriers bancaires courants sortants, pouvant être regroupés et de ce fait automatisés très facilement, grâce à l'API Postale de Merci Facteur. Cette automatisation est externalisée et se fait directement depuis votre logiciel de gestion bancaire ou tout autre applicatif dédié ou non à la gestion du service clients :

Voici des exemples de courriers variés pouvant se générer automatiquement :

- envoi d'une lettre de bienvenue lors de l'ouverture de compte, envoi de relevés de compte mensuel, d'avis de découvert ;

- envoi d'informations sur une procédure de surendettement ;

- envoi d'une lettre de confirmation de clôture de compte avec les instructions sur le retrait des fonds restants ;

- envoi de lettres de demande de documents ou de demandes relatives au patrimoine immobilier ; il peut s'agir de courriers automatiques pour demander des pièces justificatives pour la mise à jour des informations personnelles, telles que la carte d'identité, justificatif de domicile, etc. ;

- envoi de lettres de refus ou d'acceptation de crédit avec l'approbation du prêt ;

- envoi de modification des conditions générales, des conditions tarifaires  ;

- envoi de lettres de proposition de services, de nouveaux produits ou services financiers ;

etc.

Tous les courriers sont planifiables et donc déclenchables à l'avance via l'API Postale de Merci Facteur.

Vous le savez très bien d'expérience, cette liste de courriers bancaires envoyés journalièrement est longue et non exhaustive. La bonne nouvelle est que tous ces courriers peuvent être automatisés depuis votre agence bancaire ou votre service financier via Merci Facteur ! 

Envoyez, fidélisez, archivez tous vos courriers bancaires aux clients en adoptant une solution en ligne, sans déplacement, et optimisez dès à présent vos flux de correspondances bancaires ! ;)