Syndic : Comment envoyer facilement les convocations d'Assemblée Générale aux copropriétaires ?

Publié le 08/02/2024 et mis à jour le 03/09/2024
 

Prestataire de service qualifié dans le domaine de la gestion de courriers, Merci Facteur Pro vous permet d'envoyer facilement les convocations d'AG aux copropriétaires en toute confiance et à coût réduit.

Acteur majeur dans le domaine de l'impression et de l'expédition de courriers le jour même, depuis chez vous, Merci Facteur Pro vous accompagne depuis 2004.

En tant que syndic, vous savez combien la gestion quotidienne d'une copropriété, en particulier l'organisation des Assemblées Générales, est souvent une tâche complexe.

Chaque copropriétaire résident ou non, doit être convoqué individuellement et annuellement, de manière à prendre connaissance des questions qui seront abordées lors de la prochaine assemblée générale.

L'envoi des convocations de l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire est un véritable défi qui exige de la part de votre syndic une grande précision, de la clarté, et le tout avec une ponctualité sans faille !

Merci Facteur Pro est une solution numérique moderne qui devient votre allié quotidien pour simplifier ce processus fastidieux. Quel que soit votre volume de convocations d'AG à envoyer, Merci Facteur Pro, en tant qu'API dédiée aux professionnels, facilitera l'envoi de vos convocations d'Assemblée Générale de manière efficace, personnalisée et automatisée via le support de votre choix :

Comment digitaliser les convocations d'Assemblée générale de copropriétaires ?

Reconnu dans le domaine de l'envoi de masse de courriers simples, recommandés ou par voie électronique, Merci Facteur Pro vous évite la surcharge de travail lié aux envois traditionnels de convocations d'Assemblée générale.

Selon les lois en vigueur (décret n°67-223 du 17 mars 1967, loi ALUR, décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 relatif à l'application de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, etc.), il existe trois types d'envois possibles pour porter à la connaissance d'un copropriétaire le prochain ordre du jour.

Merci Facteur Pro répond parfaitement aux besoins de votre Syndic, quel que soit le mode d'envoi retenu pour l'envoi des convocations d'AG aux copropriétaires. (courrier simple, recommandé ou recommandé électronique)

Dans le cadre de l'utilisation d'envoi de recommandé électronique qualifiés par votre Syndic, Merci Facteur Pro utilise des prestataires de services de confiance qualifiés tel que défini par l'article 48 du Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 et qui sont tous certifiés auprès de l'ANSSI et listés dans la Trusted List UE pour l'envoi des recommandés électroniques qualifiés.

Voici les avantages de la digitalisation des convocations d'Assemblée Générale via l' API de Merci Facteur Pro quel que soit le mode d'envoi légal utilisé :

- Alternative numérique conforme à la législation en vigueur et à la Loi ALUR

- Eviter les erreurs et retards en intégrant l'API de gestion de courrier par La Poste avec ou sans programmation

- Création d'un carnet d'adresses dans l'API

- Possibilité d'annuler un envoi erroné

- Plusieurs utilisateurs par compte Merci Facteur Pro

- Programmation de rappels pour respecter les dates d'envoi légales

- Envoi de relances aux copropriétaires mauvais payeurs

- Numérisation des accusés de réception

- Gestion des NPAI par Merci Facteur

- Rapidité d'exécution dans l'impression de documents de masse dans un délai maitrisé

- Mise sous pli automatisée et gain de temps

- Réduction des coûts postaux

- Pas de déplacement à la Poste ou élimination des délais postaux 

- Garantir une meilleure participation des propriétaires dans la vie de la copropriété 

Découvrez tout ce que permet l'API du service Merci Facteur Pro en nous contactant : https://www.merci-facteur.com/pro/contact.php

Comment intégrer facilement l'API Merci Facteur PRO pour syndic de copropriété dans un système existant ?

Vous pouvez intégrer aisément Merci Facteur Pro dans votre système existant de gestion de copropriété avec ou sans connaissance en programmation.

L'API d'envoi de courrier par La Poste proposée par Merci Facteur offre une grande flexibilité d'intégration.

Répondant aux besoins spécifiques de chaque copropriété, elle offre une transition en douceur, vers une méthode de gestion plus moderne, sans perturber les processus établis.

- Vous pouvez intégrer l'API d'envoi de courriers par La Poste avec programmation, à l'aide :

- d'une documentation : https://www.merci-facteur.com/api/1.2/doc.php

- de notre github : https://github.com/MerciFacteur/Merci-facteur-API

- de notre support technique

- Ou vous pouvez intégrer l'API d'envoi de courriers par La Poste, sans programmation  :

En connectant votre CRM ou n'importe quelles de vos applications préférées (AirTable, Slack, Google Sheets, Microsoft Dynamics CRM, etc.) à :

- Notre API Zapier 

- Notre app Make 

- Une app personnalisée conçue sur mesure pour répondre à vos besoins spécifiques (contactez nous pour en discuter : https://www.merci-facteur.com/pro/contact.php)  

Si vous hésitez ou avez besoin de temps pour tester l'API La Poste du service Merci Facteur Pro, un compte "sandbox" vous est fourni gratuitement pour réaliser les tests d'intégration nécessaires. 

Création personnalisée de documents pour chaque copropriété gérée

Merci Facteur vous permet ainsi de communiquer de manière personnaliser avec chaque copropriété dont vous avez la gérance administrative et financière. 

Voici quelques exemples de personnalisation sur mesure de vos documents d'AG :

- Personnalisation des Convocations et des enveloppes

Conscient des enjeux lié à la communication entre Syndic et Copropriétaire, Merci Facteur Pro vous permet de personnaliser les convocations d'Assemblée Générale et les enveloppes les accompagnant. 

En qualité de Syndic, vous pouvez ajouter des détails spécifiques à chaque copropriété, notamment planifier les dates d'envois des courriers distinctement pour chaque Assemblée Générale. Vous pouvez ainsi rédiger les points à l'ordre du jour, les lieux et horaires, et d'autres informations cruciales, en créant ainsi des convocations adaptées à chaque situation avant la possibilité .

Les enveloppes sont personnalisables selon l'image que vous souhaitez donner de votre Syndic. Vous choisissez l'identité visuelle qui vous convient pour être facilement identifiable par les copropriétaires. (Branding, Logo, etc.)

Pour un rendu haut de gamme et distingué, les adresses sont imprimées sur les enveloppes. 

- Gestion compartimentée des copropriétés

Depuis un même compte Merci Facteur Pro, vous pouvez envoyer le même courrier à plusieurs destinataires en même temps via un envoi groupé, ou faire des envois distincts.

Chaque copropriété est ainsi traitée séparément. 

- Refacturation facilitée, en exportant au format Excel l'ensemble des courriers et du détail des coûts

- Suivi personnalisé 

Option d'accusé de réception numérique, possibilité d'annuler un envoi, suivi de l'acheminement, deuxième envoi gratuit en cas de perte, etc.

Les preuves de dépôt datées et tamponnées par La Poste sont également disponibles en version numérique.

Et bien plus de possibilités adaptées à votre mode de gestion 

Gain de temps en automatisant les envois et rappels

Sensible aux évolutions en matière de règles de gestion immobilière, Merci Facteur Pro a été créé pour améliorer la vie de chaque copropriété au niveau de sa gérance.

Pour cela, Merci Facteur Pro est une plateforme facile d'utilisation qui offre à chaque Syndic une interface conviviale, facilitant la création et l'envoi de masse de convocations d'Assemblée Générale à un coût réduit et limité au volume réel d'envois mensuels. 

Même si vous êtes un Syndic peu familier des technologies avancées, vous pourrez adoptée facilement la plateforme Merci Facteur de manière intuitive et obtenir rapidement une solution pour l'envoi de vos prochaines questions à l'ordre du jour.

Merci Facteur est une solution moderne adaptée aussi bien au Syndic bénévole qu'au Syndic professionnel.

Un tarif spécifique selon les besoins de votre Syndic de copropriété vous seront proposés sans minimum de facturation.

Suivi rigoureux des envois et de la participation des copropriétaires 

Le suivi rigoureux des convocations d'Assemblée générale et le taux de participation des copropriétaires à une Assemblée Générale sont des points importants dans la gestion de votre Syndic. 

- Merci Facteur Pro vous offre un outil de suivi sérieux

Vous pouvez vérifier en temps réel depuis notre interface la réception des convocations par les copropriétaires, vous offrant ainsi une visibilité totale sur le processus des envois.

- Merci Facteur vous permet de maximiser la participation des copropriétaires

La facilité de suivi contribue à maximiser la participation des copropriétaires aux Assemblées Générales. 

En identifiant rapidement les convocations non reçues, vous pouvez prendre les  mesures adéquates pour garantir une participation maximale et des décisions éclairées lors de la future assemblée générale.

Un copropriétaire bien informé est un copropriétaire satisfait de son Syndic ! 

Merci Facteur Pro est reconnu comme prestataire de service de confiance qualifié dans la facilité d'envoi de vos convocations d'assemblée générale.

https://www.merci-facteur.com/pro/

Contactez nous pour en savoir plus et discuter des nombreux avantages d'une gestion simplifiée des convocations d'assemblée générale.

Au plaisir d'en discuter avec vous prochainement !