Syndic : Comment envoyer facilement les appels de fonds aux copropriétaires ?

Publié le 14/02/2024 et mis à jour le 03/09/2024
 

Conformément à l'article 11 du Décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 relatif au fonctionnement des copropriétés, tout Syndic de copropriété doit pouvoir envoyer facilement les appels de fonds aux copropriétaires par lettre simple, ou par messagerie électronique après accord explicite des copropriétaires.

De très nombreux Syndics utilisent l'automatisation de l'envoi des appels de fonds aux copropriétaires dans un but d'efficacité et d'allégement de leur charge de travail. 

Prestataire de service reconnu depuis 2004 dans l'envoi de toutes sortes de courriers, Merci Facteur facilite, l'envoi par les Syndics, des nombreux appels de fonds aux copropriétaires, en proposant une API postale d'envoi de courriers simples, recommandés avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique (LRE).

Par trimestre et avant la date d'exigibilité des appels de fonds, un Syndic de copropriété à l'obligation légale d'envoyer les appels de fonds aux copropriétaires par courrier postal, ou par courrier électronique depuis la Loi ELAN, qui permet notamment de digitaliser les documents de copropriété.

Pour cela, un grand nombre de Syndics de copropriété ont déjà fait le choix de simplifier l'envoi des appels de fonds aux copropriétaires en utilisant l' API de La Poste proposée par Merci Facteur Pro.

Découvrez vous aussi, comment votre syndic de copropriété bénévole ou professionnel peut également envoyer facilement les appels de fonds aux copropriétaires de manière sécurisée, rapide et fiable. 

Performance et solution d'envois des appels de fonds en copropriété via l'API postale de Merci Facteur Pro :

En qualité de Syndic de copropriété, vous savez que les appels de fonds sont essentiels pour assurer la bonne santé financière d'une copropriété. 

Cependant, leur gestion peut être difficile en raison du nombre élevé de copropriétaires, des divers montants à collecter et des délais à respecter. 

Les méthodes traditionnelles d'envoi des appels de fonds, telles que le courrier postal, peuvent être chronophages et sujettes à des erreurs, ce qui peut entraîner des retards de paiement et des tensions au sein de la copropriété.

Pour cela, Merci Facteur Pro combine à la fois le gain de temps, la rapidité, la gestion du volume d'envoi et un suivi maitrisé dans le respect des délais imposés.

Grâce à son API d'envoi par La Poste, l'utilisation d'un compte Merci Facteur Pro vous permet d'automatiser la procédure d'envoi des appels de fonds comme le font déjà de nombreux Syndics.

Parmi les avantages notables, on constate une gestion efficace des délais, une optimisation de la gestion financière, une meilleure visibilité des envois et la possibilité de vous consacrer à des tâches plus spécifiques. 

Voici bien d'autres avantages de notre API postale, qui facilite l'envoi des appels de fonds par les Syndics de copropriété bénévoles ou professionnels, aux copropriétaires  :

- Automatisation de toutes les tâches répétitives et obligatoires par voie digitale ;

- Coût réduit et adapté à vos besoins spécifiques ;

- Plusieurs utilisateurs sur un même compte pour faciliter la gestion et refacturation des copropriétés gérées par votre Syndic ;

- Personnalisation des courriers en fonction des besoins propres à chaque copropriété ;

- Envoi de courriers simples, recommandés avec accusé de réception ou recommandés électroniques via un prestataire de confiance certifié par l'agence ANSSI, comme prévue par le Le règlement dit eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 ;

- Anonymisation d'un courrier après son envoi ;

- Annuler un courrier après sa validation ;

- Gestion des NPAI par Merci Facteur ;

- Version numérique des preuves de distribution sur option ;

- Envoi facile de lettres de relances pour charges impayées ;

De nombreux autres solutions d'envois faciles des appels de fonds vous seront présentés lors d'un prochaine entretien : 

En optant pour l'intégration d'un outil postale proposé par Merci Facteur Pro, vous assurez ainsi une communication claire et professionnelle avec les copropriétaires tout en allégeant les contraintes liées à l'envoi de courriers en masse.

Comment fonctionne l'API de Merci Facteur Pro ?

Pour envoyer les appels de fonds aux copropriétaires, l'utilisation de Merci Facteur Pro se fait via une interface simple et intuitive. 

Plusieurs possibilités d'intégration de l'API du service Merci Facteur s'offrent à vous en tant que gestionnaire de copropriété.

Ainsi, vous pouvez intégrer l'API d'envoi par La Poste de Merci Facteur Pro à votre système existant de gestion de copropriété, ce qui vous permet de robotiser l'envoi des appels de fonds en quelques clics seulement. 

1) Avec le langage de votre choix, voici les supports vous permettant de comprendre le fonctionnement de L'API Merci Facteur depuis votre applicatif :

https://github.com/MerciFacteur/Merci-facteur-API

2) Merci Facteur répond également à vos besoins d'envoi d'appels de fonds aux copropriétaires, sans avoir besoin de codage, et cela, via l'une trois manières suivantes au choix :

-  Grâce à notre app Zapier 

-  Grâce  à notre app Make (Integromat)

- Ou grâce à une app conçue sur mesure pour vous  

Sans besoin en développement particulier, ces possibilités vous permettent d'utiliser votre CRM ou l'outil de votre choix pour bénéficier de la dématérialisation de l'envoi des appels de fonds des copropriétés gérées par votre Syndic.

De plus, le site Merci Facteur vous permet de bénéficier des options de suivi en temps réel, permettant aux syndics de savoir exactement quand les appels de fonds ont été envoyés et reçus par les copropriétaires.

Choix du support d'envoi des appels de fonds par voie numérique à toute date :

Selon la gestion des copropriétés dont votre Syndic à la gérance, vous pouvez être amené à envoyer des appels de fonds par semestre ou annuel, outre les appels de fonds traditionnellement prévus par trimestre.

A toute date de votre choix, le gestionnaire et le comptable de votre copropriété peuvent ainsi prévoir les envois via le ou les supports établis.

Qu'il s'agisse du traditionnel envoi postal simple ou par LRAR, ou de manière électronique, chaque personne de votre Syndic habilitée à traiter les documents sensibles de copropriété, peut déclencher un envoi sur le support souhaité.

Par ailleurs, dans le cadre d'envoi de courriers électroniques (LRE) simples et qualifiés. Merci Facteur s'adapte à vos exigences en matière d'échanges avec les copropriétaires.

Concernant l'utilisation de la lettre recommandée électronique, soyez rassuré, Merci Facteur transite par des prestataires de confiance certifiés, dont la certification répond aux règles établies par les articles aux articles 43 et 44 du règlement eIDAS.

Garantie de conformité et de sécurité des données

Merci Facteur est un prestataire de service de confiance reconnu depuis 2004 dans le domaine de l'impression et l'expédition de toutes sortes de courriers du plus simple au plus spécifique.

Merci Facteur utilise des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données sensibles des copropriétaires, assurant ainsi la confidentialité des données et l'intégrité des transactions financières liées à la gestion de vos envois.

En résumé, pour envoyer facilement les appels de fonds aux copropriétaires vous pouvez automatiser leurs envois via l'API de la Poste de Merci Facteur Pro qui engendrera inexorablement une économie de temps, d'argent, une gestion optimisée des documents envoyés et à un coût réduit pour chaque copropriété gérée. 

N'hésitez pas à nous contacter pour tout complément d'information que vous jugerez utile, Merci Facteur Pro a la solution qui vous convient.